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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、沿海運輸業においても重要な役割を果たします。沿海運輸業は、多様な従業員が広範な業務を行っているため、人事情報の一元管理が求められます。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。沿海運輸業に特化した人事システムを導入することで、業務の効率化とデータの正確性が向上し、管理業務がスムーズになります。

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導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、沿海運輸業の複雑な従業員管理業務を効率化できます。例えば、船員や地上スタッフの情報を一元管理することで、二重管理や転記の手間を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。沿海運輸業では、船員の乗船・下船手続きや各種証明書の発行が頻繁に行われるため、これらの手続きがシステム化されることで大幅な効率化が期待できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。沿海運輸業では、勤務場所や勤務時間が変動することが多いため、勤怠管理システムが特に役立ちます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。沿海運輸業では、船員のスキルや資格の管理が重要です。タレントマネジメント機能を活用することで、適切な人材配置や育成計画を立てることが可能になります。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。沿海運輸業では、乗船管理システムや航海日誌システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。沿海運輸業では、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。例えば、船員の資格管理や健康診断情報の管理が必要な場合、それに対応したシステムを選ぶことが重要です。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 沿海運輸業の従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 従業員管理、給与計算タイプ 沿海運輸業の従業員管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 沿海運輸業の従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、沿海運輸業のニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。沿海運輸業においても、グループ会社や子会社の情報を一元管理したい企業に適しています

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