マニュアル作成ツールとは?
更新:2024年12月10日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に建設や不動産業界では、プロジェクト管理、施工手順、不動産取引の手続きなど、専門的な知識と手順が必要な業務が多いため、効率的にマニュアルを作成し、共有することが重要です。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。建設や不動産業界においては、現場での手順や安全ガイドライン、法的な手続きなどが頻繁に更新されることが多いため、迅速に対応できる点が大きなメリットです。
複数人での編集
オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。建設プロジェクトや不動産取引においては、多くの関係者が関与するため、リアルタイムでの共同作業が可能なツールは非常に有用です。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。建設や不動産業界では、法規制や業界標準が頻繁に変わるため、最新の情報を常に管理しやすい体制を整えておくことが重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。建設現場や不動産取引先との連携のためには、社外向けの公開機能が充実しているツールが有用です。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。また、PC操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・PC画面の録画 ・PCの画面のキャプチャ ・PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成 これらの機能は、建設業界で使用するCADソフトや不動産取引における専用システムの操作手順を詳細に記録する際に役立ちます。
3
動画マニュアル作成で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・動画編集機能 ・スマホアプリを利用した動画撮影 ・字幕の自動生成機能 ・テキストから音声への変換 ・外部音声(ボイスオーバー)の動画への挿入 ・静止画を使用した動画の作成 建設現場での作業手順や不動産物件の紹介ビデオなど、具体的な現場の状況を伝えるために動画マニュアルは非常に効果的です。
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 ・Microsoft Word形式 ・Microsoft Excel形式 ・Microsoft PowerPoint形式 ・Google Docs形式 ・Google Sheets形式 ・PDF形式 ・MP4形式 ・HTML形式 建設業界や不動産業界では、さまざまなデバイスやソフトウェアを使用するため、柔軟に対応できる出力形式を持つツールが必要です。 以上のポイントを踏まえて、建設や不動産業界に適したマニュアル作成ツールを選定し、効率的な業務遂行を目指しましょう
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