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人事システムとは?

更新:2024年11月15日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。特に「従業員基本情報管理機能」は、従業員の個人情報、入退社情報、資格・スキル情報などを一元管理するための重要な機能です。この機能を活用することで、人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの他の機能とも連携しやすくなります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員基本情報管理機能を利用して情報を一元管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要な情報の入力工数を削減し、業務の効率化を実現します。特に従業員基本情報が正確に管理されていることで、他の業務プロセスもスムーズに進行します。

手続きの効率化

従業員基本情報管理機能を使うことで、紙やメールでの作業と比較して煩雑な処理がシステム化され、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。また、過去の書類や従業員情報をシステム上で簡単に検索できるため、効率が大幅に向上します。

勤怠管理の効率化

従業員基本情報が正確に管理されていることで、勤怠管理もより正確に行えます。紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。

人事評価、人材配置の効率化

従業員基本情報管理機能が充実していると、人事評価やタレントマネジメントも効率的に行えます。人事評価のフォーマット作成、回収、集計が簡単になり、人事考課の効率化やデータの蓄積が可能です。従業員の能力やスキルを一元管理することで、適切な人材配置も行えます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

従業員基本情報管理機能は、他のシステムのマスタデータとして頻繁に利用されます。機能要件とともに連携要件を整理し、自社で使用しているツールとスムーズに連携できることを確認しましょう。これにより、データの一貫性と整合性を保つことができます。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、まずは従業員基本情報管理機能を中心に導入の目的を明確にしましょう。他の追加機能(労務関連の手続き、勤怠管理など)の要否を定めた上で、適切な製品を選ぶことが重要です。

able

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員基本情報管理機能をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ** このタイプは、従業員基本情報管理に特化しており、入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整などの機能を備えています。 **従業員管理、給与計算タイプ** 従業員基本情報管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 **従業員管理、勤怠管理タイプ** 従業員基本情報管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができます。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ** 上記の給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ** 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応しています。特に従業員基本情報管理機能が充実していることが、他の機能の効率化にも直結します。 **雇用契約手続き** 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 **入退職手続き** 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理** オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成** 従業員基本情報から組織図を作成することができます。 **従業員の異動管理** 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。従業員基本情報管理機能が強力な製品は、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。 このように、「労務管理システム 従業員基本情報管理機能」を検索しているユーザーは、特に従業員基本情報の一元管理とその活用方法に注目し、最適なシステムを選ぶことが重要です

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