総合工事業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に総合工事業においては、現場と本社、または異なる工事現場間でのコミュニケーションが重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に総合工事業では、現場での迅速な連絡が求められるため、ビジネスチャットのカジュアルなコミュニケーションは非常に有効です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。総合工事業では、複数の現場やプロジェクトが並行して進行することが多いため、情報の一元管理が特に重要です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。総合工事業においては、特定の工事の進捗や問題点に関する情報が一箇所に集約されるため、情報の検索が容易になり、適切な対応が迅速に行えます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。総合工事業では、現場とオフィス間のコミュニケーションが頻繁に行われるため、どのような情報がメールで、どのような情報がチャットで共有されるべきかを事前に明確にしておくことが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。総合工事業では、一度に多数の現場スタッフに連絡を取る必要があるため、大人数への通知が容易に行える機能を持つツールを選定することが重要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。総合工事業では、契約関連のやり取りや公式な報告などはメールで行い、日常の業務連絡をチャットで行うといった使い分けが求められます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。総合工事業では、多くのツールを統合して使用することが多いため、グループウェアタイプの方が利便性が高い場合があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。総合工事業では、サプライヤーやクライアントとの連絡が頻繁に行われるため、社外とのやりとりがスムーズに行えるツールを選ぶことが重要です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。総合工事業において特に役立つ連携機能を以下に示します。 **web会議システム**: 現場とオフィス間での会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール**: プロジェクトや現場作業の進捗管理がチャットに通知され、リマインダーとして機能します。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 **勤怠管理システム**: 現場スタッフの勤怠をチャットから簡単に確認・管理できます。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 現場での問い合わせ対応や過去の会話のスムーズな参照が可能です。 これらの機能を持つビジネスチャットツールを選ぶことで、総合工事業の業務効率が大幅に向上します
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