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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。石工・タイル工事のプロジェクトにおいても、ビジネスチャットは重要なツールとなります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、各工事現場ごとにプロジェクトチームを構成し、迅速に情報を共有することが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。石工やタイル工事の現場では、迅速なコミュニケーションが求められることが多いため、ビジネスチャットは非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。石工やタイル工事では、複数のツールを使用することが一般的ですが、ビジネスチャットを活用することで業務が一元管理され、効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。石工やタイル工事のプロジェクトでは、特定の工法や材料に関する情報を共有することが多いですが、ビジネスチャットを使えば、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、石工やタイル工事の業界では、従来のメール文化が根強いことが多いため、ビジネスチャットの特性を理解して使い分けることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。石工やタイル工事の現場では、一度に多くの作業員や関連業者に連絡することが求められる場合、メールとの併用を考える必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。石工やタイル工事の契約や正式な報告書など、フォーマルなやり取りが必要な場合は、メールや他の手段を併用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの一つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。石工やタイル工事のプロジェクト管理には、他ツールとの連携が豊富なチャット特化型が特に有効です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を一つのツールで賄うことができます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。石工やタイル工事のプロジェクトでは、外部の業者や顧客との連絡が頻繁に行われるため、社外とのやりとりが容易なツールを選ぶことが重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。石工やタイル工事の現場では、以下のような連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。石工やタイル工事の工程管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。石工やタイル工事のプロジェクトで必要な承認プロセスが迅速に行えます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。現場作業員の勤怠管理に役立ちます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。石工やタイル工事のプロジェクトで発生する経費の管理が容易になります。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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