不動産賃貸業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としたコミュニケーションツールです。不動産賃貸業では、物件管理や顧客対応、契約手続きなど、さまざまな業務が発生します。ビジネスチャットは社内の情報共有や連絡だけでなく、物件オーナーやテナントとのコミュニケーションにも活用できます。アカウント管理機能を用いれば、アクセス権限の設定やグループの作成が可能で、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができ、効率的な業務運営が期待できます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
不動産賃貸業では迅速な対応が求められる場面が多々あります。ビジネスチャットはメールと比較して、挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるため、物件オーナーやテナントとのコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のツールと連携することで、物件管理システムや顧客管理システム、契約管理システムなどの業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、各ツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。物件の状態や契約更新の通知など、重要な情報が見逃されるリスクを減少させます。
話題に関するコミュニケーション
ビジネスチャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、不動産賃貸業における特定の物件や契約、トラブル対応に関する話題ごとにメッセージを集約し、情報の検索が容易になります。特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になり、迅速な対応が可能です。
導入注意点
メールとの差別化
ビジネスチャットとメールにはそれぞれ向き不向きがありますが、不動産賃貸業においてもその使い分けが重要です。例えば、契約書や正式な通知はメールが適していますが、日常的な連絡や迅速な対応が求められる場合はビジネスチャットが有効です。相違点を理解せずに導入すると、使い分けが曖昧になり、コミュニケーションの効率が低下する可能性があるため注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、一斉通知や重要事項の伝達はメールの方が適していますが、物件ごとの連絡や部門ごとの打ち合わせにはビジネスチャットが便利です。特に物件管理の担当者や営業チームとのコミュニケーションにおいては、個別のダイレクトメッセージが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後にメッセージの削除や編集が可能であるため、契約内容や正式な通知など、記録として残す必要があるフォーマルなコミュニケーションには不向きです。これらのコミュニケーションはメールや専用の契約管理システムを使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットには、チャットに特化したタイプとグループウェアタイプがあります。不動産賃貸業では物件管理や顧客対応、契約手続きなど多岐にわたる業務があるため、グループウェアタイプを選ぶことで、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの機能を一つのツールで賄うことができ、業務の効率化が図れます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
不動産賃貸業では、物件オーナーやテナントなど、社外の関係者との連絡が頻繁に発生します。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりができる製品があります。トークルーム作成型やゲスト参加型の製品を活用することで、関係者とのスムーズなコミュニケーションが可能です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他のシステムと連携することで更に業務効率が向上します。例えば、物件管理システムや顧客管理システムと連携することで、物件の状態や顧客の状況をリアルタイムで把握できます。代表的な他カテゴリとの連携は以下の通りです。 ・web会議システム 内見のスケジュール調整やリモートでの物件案内の際に役立ちます。 ・タスク管理ツール 物件の修繕や清掃などのタスクを管理し、リマインダーとして利用できます。 ・ワークフローシステム 契約書の承認や支払い手続きの通知をチャットで受け取ることができます。 ・勤怠管理システム スタッフのシフト管理や勤務状況の通知がチャットに届きます。 ・経費精算システム 経費精算の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット 物件情報や契約内容の問い合わせ対応が可能です。 ・メールソフト 重要な連絡をメールで受信し、その通知をビジネスチャットで受け取ることができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届き、物件の内見や商談の際に役立ちます。 不動産賃貸業におけるビジネスチャットの導入は、業務の効率化やコミュニケーションの迅速化に大きく寄与するため、適切なツールを選定し、効果的に活用することが重要です
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