貸家業・貸間業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。貸家業・貸間業においても、物件管理、入居者対応、外部業者との連絡など、さまざまな業務シーンで役立ちます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。貸家業・貸間業では、入居者からの問い合わせや緊急対応が発生することが多く、チャットを利用することで迅速な対応が可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。貸家業・貸間業では、物件管理システムや入居者管理システムと連携させることで、効率的に情報を管理することができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。貸家業貸間業においても、物件ごとや特定の課題ごとにチャットルームを作成することで情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。貸家業・貸間業においても、儀礼的な連絡やフォーマルなやりとりはメール、日常的な連絡や迅速な対応はチャットといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、複数の物件のオーナーや管理会社に一斉連絡をする際には、メールのほうが効率的です。一方、特定の物件の入居者や業者との連絡にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。貸家業貸間業でも、契約内容や重要な決定事項はメールでやり取りすることが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。貸家業・貸間業では、物件管理や入居者対応など多岐にわたる業務を一元管理するため、グループウェアタイプが有効です。一方、迅速な連絡や情報共有を重視する場合は、チャットに特化したタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。貸家業・貸間業では、入居者や外部業者との連絡が頻繁に発生しますので、以下の2つのパターンのどちらが適しているかを検討する価値があります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、物件ごとや特定のプロジェクトごとに情報を整理しやすくなります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。物件オーナーや入居者をゲストとして追加し、必要な情報にアクセスさせることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。貸家業・貸間業において有効な連携カテゴリは以下です。 ・web会議システム 入居者や業者とのオンライン会議の通知がチャットに届き、その通知から直接会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール 物件管理やメンテナンスのタスクの進行状況がチャットに通知され、リマインダーとして機能します。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、スムーズな業務フローを実現します。 ・勤怠管理システム スタッフの勤怠状況がチャットで確認でき、シフト管理が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、経費管理が効率化されます。 ・チャットボット 入居者からの問い合わせにチャットボットが自動で対応し、迅速なサポートを提供します。 ・メールソフト メールの受信や重要な通知をチャットで一元管理することで、コミュニケーションが効率化されます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届き、訪問者対応がスムーズになります。物件の見学者や業者の来訪時に特に有効です。 これらのポイントを考慮し、貸家業・貸間業に最適なビジネスチャットを選びましょう
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