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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。一般土木建築業においても、現場と本社間のスムーズな連絡や、各プロジェクトの進捗管理に大いに役立ちます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に一般土木建築業では、現場からの即時報告や緊急連絡が求められる場面が多いため、ビジネスチャットを活用することでコミュニケーションのスピードを大幅に向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。現場管理や資材の手配、クライアントとのやりとりなど、複数のツールを使用する必要がある一般土木建築業において、ビジネスチャットを中心に情報を集約することで、業務の効率化が図れます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。一般土木建築業では、特定の工事に関する情報や技術的な問い合わせなど、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、必要な知識を持つ人を迅速に見つけることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、一般土木建築業では、工事の進捗報告やクライアントとの正式な連絡など、フォーマルなコミュニケーションが必要な場面も多いため、これらをビジネスチャットとどう使い分けるかを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。一般土木建築業では、プロジェクトごとに多くのメンバーが関与するため、一斉に連絡を取る場合にはメールのBCC機能などを併用することが有効です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。一般土木建築業では、契約内容や正式な報告書など、法的な効力を持つドキュメントのやり取りには、メールや他のフォーマルな手段を用いることが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。一般土木建築業では、現場管理やスケジュール調整など、多機能なツールが求められるため、グループウェアタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。一般土木建築業では、クライアントやサプライヤーとの連携が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのいずれか、または両方に対応できる製品を選ぶことが推奨されます。 **トークルーム作成型**: LINEやChatworkなどが該当します。 **ゲスト参加型**: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。一般土木建築業では、以下のようなツールとの連携が特に重要です。 **web会議システム**: 現場と本社、クライアントとの会議がスムーズに行えるようになります。 **タスク管理ツール**: プロジェクトの進捗管理が容易になります。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知が効率化されます。 **勤怠管理システム**: チャットから打刻できることで、現場作業員の勤務管理が簡単になります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 各種問い合わせに対応できるため、現場作業員のサポートが充実します。 **メールソフト**: 重要な連絡を見逃さないようにするため、ビジネスチャットとメールを連携させることができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届くことで、スムーズな応対が可能になります。 一般土木建築業におけるビジネスチャットの導入は、現場と本社の連携を強化し、業務の効率化と情報共有の迅速化に大きく貢献します。自社のニーズに合わせた最適なツールを選び、効果的に活用しましょう

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