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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特にさく井工事業においては、現場作業とオフィス間のスムーズな連携が求められるため、ビジネスチャットの導入は非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより現場ごとの情報共有が円滑に行えるため、効率的な作業進行が期待できます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特にさく井工事業では、現場からの迅速な報告や指示が求められるため、ビジネスチャットのカジュアルなコミュニケーションスタイルは非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。さく井工事業においては、現場状況、資材の確認、進捗報告など多岐にわたる情報を一元管理できる点が大きなメリットです。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。さく井工事業では、例えば特定の施工方法や問題解決策についてのディスカッションを一つのトピックとして扱うことが可能になり、効率的な情報共有が行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、さく井工事業ではフォーマルな連絡とカジュアルな連絡を明確に使い分けることが重要です。儀礼的なやり取りや正式な報告書はメールで行い、日常的な連絡や簡単な報告はチャットで行うといった使い分けが求められます。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。さく井工事業では、全社への一斉連絡が必要な場合もあるため、その際にはメールのBCC機能を活用するなどの工夫が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。さく井工事業での契約や重要な連絡は、メールや他の正式な手段で行うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。さく井工事業では、現場とオフィスの連携が重要であるため、他ツールとの連携が豊富なチャットに特化したタイプがおすすめです。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは一つのツールで多機能を管理したい場合に便利です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。さく井工事業では、取引先やサプライヤーとの連絡も頻繁に行われるため、以下の2つのパターンに対応した製品を選ぶと良いでしょう。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなど。社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなど。組織にゲストを招待し、参加させることができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。さく井工事業では特に以下の連携が有効です。 web会議システム: 現場とオフィス間の会議や報告の迅速化が図れます。 タスク管理ツール: 作業進捗や期限管理が容易になります。 ワークフローシステム: 承認や決裁の迅速化が可能です。 勤怠管理システム: 現場スタッフの勤怠管理が効率化されます。 経費精算システム: 経費処理の迅速化が図れます。 チャットボット: 各種問い合わせ対応や過去の会話の参照がスムーズに行えます。 メールソフト: コミュニケーションの一元化が図れます。 受付システム: 来客対応の効率化が期待できます。 さく井工事業においては、ビジネスチャットの適切な導入と活用が、現場とオフィスの効率的な連携を実現し、業務全体の生産性向上に寄与します

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