建売業・土地売買業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に建売業や土地売買業では、関係者が多岐にわたり、リアルタイムでのコミュニケーションが必要となるため、ビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、物件の販売状況を共有したり、土地の評価に関する情報をリアルタイムで交換することができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
建売業や土地売買業では、迅速な意思決定が求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、契約や顧客対応が迅速に行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、物件の進捗状況や契約書の確認などが一箇所で行えるようになります。これにより、情報の取りこぼしが減り、効率的な業務運営が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、土地の評価や建設進捗に関する情報を担当者全員に共有することができます。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。建売業や土地売買業では、契約書や法的な文書はメールで、日常的な連絡はチャットで行うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。建売業や土地売買業で多数の関係者に同時に連絡する場合は、メールとの併用が効果的です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。契約書や重要な合意事項はメールや文書で行い、チャットは日常的な連絡に使用するのが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。建売業や土地売買業では、プロジェクトごとに異なるツールが必要になることが多いため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適しています。一方、全体の業務を一元管理したい場合は、グループウェアタイプが便利です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。これは、建売業や土地売買業で顧客やサプライヤーとの連絡を円滑にするために重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、顧客やパートナーとのコミュニケーションが一箇所で管理できます。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 ・web会議システム 建売業や土地売買業では、現地視察や商談などでリモート会議が多く発生します。web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。これにより、プロジェクトの進捗管理が容易になります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。これにより、契約書や申請書の承認プロセスが迅速に行えます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。これにより、スタッフの出退勤状況をリアルタイムで把握できます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。これにより、経費の管理が効率化されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。建売業や土地売買業では、多くの来客が予想されるため、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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