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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、特に電気通信工事業において、現場とオフィス間の情報共有や連絡手段として大変有用です。また、社外のパートナーやクライアントとのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やプロジェクトごとのグループ作成が可能で、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができます。これにより、現場での迅速な対応と正確な情報共有が実現します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

電気通信工事業では、現場での迅速な意思決定が求められます。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場とオフィス間のコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、現場進捗や通知を一箇所に集約できます。これにより、電気通信工事に関わる各種情報を一元管理することができ、各カテゴリのツールを個別に確認する手間が省けます。ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の工事プロジェクトやトラブルシューティングに焦点を当てたコミュニケーションが実現します。話題ごとにメッセージが集約されるため、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ技術者を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。電気通信工事業では、現場での迅速な対応が求められる一方、フォーマルな連絡も必要です。そのため、チャットとメールの適切な使い分けを確立することが重要です。

大人数への連絡

電気通信工事業では、大規模なプロジェクトに多数の技術者が関わることが多いです。ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。一対一のメッセージを複数人に送りたい場合、メールのBCC機能を使う方が効率的です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、電気通信工事の契約や重要な記録を残すようなフォーマルなコミュニケーションには不向きです。これらの情報は、メールや他の正式なドキュメント管理システムを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。電気通信工事業では、現場とオフィスの情報共有が重要であるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが有用です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

電気通信工事業では、クライアントや外部業者との連絡が頻繁です。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。以下の2つのパターンに対応している製品を選ぶと良いでしょう。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、現場の進捗状況をリアルタイムで共有できます。LINEやChatworkなどが該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいです。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。電気通信工事業において特に有用な連携は以下です。 web会議システム 現場の技術者とオフィスのスタッフがリアルタイムで会議を行うことができます。これにより、迅速な問題解決が可能です。 タスク管理ツール プロジェクトの進捗状況やタスクの期限をリマインドする機能があると、工事の進捗管理が容易になります。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、プロジェクトの進行がスムーズになります。 勤怠管理システム 現場での作業開始・終了時に打刻ができ、正確な労働時間管理が可能です。 経費精算システム 工事に伴う経費精算の承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、素早く処理が進みます。 チャットボット FAQや過去のプロジェクトデータの参照がスムーズに行えます。 メールソフト 重要な連絡をメールで受信しつつ、日常的なコミュニケーションはチャットで行うことで、情報の一元管理が可能です。 受付システム クライアントや業者の来訪通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、待ち時間を短縮できます。 電気通信工事業において、ビジネスチャットの導入は現場とオフィス間の効率的なコミュニケーションを実現するための重要な手段となります。適切なツールを選び、効果的に活用することで、事業全体の効率を向上させることができます

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