管工事業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に管工事業では、現場作業者とオフィススタッフ間の迅速な情報共有が求められます。ビジネスチャットツールは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、現場ごとの情報管理が容易になります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。管工事業では、現場での迅速な対応が求められることが多く、ビジネスチャットの利用でコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることで、現場の作業員も負担なく利用できます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、管工事業者は現場の進捗報告や緊急の連絡を一元管理でき、効率的な情報確認が可能になります。また、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認できるため、現場作業員が様々なツールを使い分ける必要がなくなります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。管工事業では、特定のプロジェクトや現場の話題に焦点を当てたコミュニケーションが重要です。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に管工事業では、現場とオフィス間での連絡が頻繁に行われるため、適切なツールの使い分けが重要です。チャットが馴染まない場合や、チャットにメールのルールが持ち出されて真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。管工事業では、多くの作業員に一斉に連絡を取りたい場合、メールのBCC機能が便利ですが、ビジネスチャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。管工事業でも、契約や重要な打ち合わせの記録はメールや他の方法で行う方が適切です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットには、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。管工事業では、現場とオフィス間の連携が重要なため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、業務全体の効率化を図ることができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。管工事業では、クライアントやサプライヤーとの連絡も重要です。以下の2つのパターンがあります。 **トークルーム作成型**：社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどが該当します。 **ゲスト参加型**：組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。管工事業で役立つ連携例を以下に示します。 **web会議システム**：ビデオ会議の通知がチャットに届き、すぐに会議に参加できます。 **タスク管理ツール**：作業の進行状況や期限がチャットに通知されます。 **ワークフローシステム**：承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 **勤怠管理システム**：勤怠に関する通知がチャットに届き、打刻も可能です。 **経費精算システム**：経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**：迅速な問い合わせ対応が可能です。 **メールソフト**：メールの受信通知がチャットに届きます。 **受付システム**：来客通知がチャットに届き、迅速な対応が可能です。 管工事業では、これらの連携により、現場とオフィス間のコミュニケーションを一元化し、業務の効率化を図ることができます
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