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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。理容業においても、スタッフ間のスケジュール調整や顧客情報の共有、業務連絡の効率化に役立ちます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、理容店全体に向けた新しい施術方法やキャンペーン情報の共有が容易になります。各スタッフに対して一括で情報を送信できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、理容店のスタッフ間のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。これにより、施術予約システムや顧客管理システムも一元管理できるため、管理者の負担が減少します。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、役職やスタッフごとに情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があります。これにより、顧客情報や売上データなどの重要な情報を適切に管理し、情報漏洩を防ぐことができます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、環境にも優しい運営が可能です。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、既存の施術予約システムや顧客管理ツールと機能が重複することが考えられます。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあるため、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に理容業では、予約システムや顧客管理システムとの連携が重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、顧客情報などの重要なデータが保管されるため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。理容業で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。例えば、施術予約管理や顧客対応履歴の共有などが求められるでしょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。例えば、サプライヤーや業務提携先との共有が必要な場合もあります。そのため、社外関係者と共有する内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携**: グループウェアとweb会議システムと連携することで、遠方のスタッフや外部講師との会議をスムーズに行うことができます。 **ビジネスチャット連携**: グループウェアとビジネスチャットと連携することで、スタッフ間の迅速なコミュニケーションが可能になります。 **チャットボット連携**: グループウェアとチャットボットと連携することで、予約確認の自動応答やよくある質問への対応を自動化することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特に理容業では、顧客情報やスタッフの個人情報を適切に管理する必要があります。権限管理の細かさは、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって異なります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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