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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。競輪・競馬等の競走場の運営においても、これらの機能は極めて重要です。競走場では、多くの関係者(運営スタッフ、競走馬の管理者、選手、スポンサーなど)が関わるため、情報の一元管理と迅速なコミュニケーションが求められます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、競輪・競馬等の競走場における全社的な広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。関係者や部門ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。たとえば、レースのスケジュール変更や緊急連絡事項なども迅速に伝達できます。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、競走場の運営に必要なコミュニケーションツールを1つのプラットフォームにまとめることで、様々なツールを使い分ける必要がなくなります。これにより、データの移行や転記の手間が省け、運営スタッフの効率向上に繋がります。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

競走場の運営には、個人情報や機密情報が多く含まれるため、情報セキュリティの強化は重要です。グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、競走場の運営コストを抑えることができます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、既存のツールとの機能が重複することが頻発します。競走場の運営においても、既存のシステムとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。例えば、既に導入しているレース管理システムとの連携が重要です。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。競走場特有のシステム(例えば、レース管理や選手管理システム)との連携が可能かどうかも重要なポイントです。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、競走場運営に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。競輪・競馬等の競走場において必要な機能(例:レーススケジュール管理、選手の出欠確認、施設の予約管理など)を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

競走場の運営では、社外関係者(スポンサーやメディアなど)との情報共有も重要です。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、共有内容も製品ごとで異なりますので、社外関係者と共有する内容を考慮して製品を比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、競走場内外の関係者との会議をスムーズに実施できます。例えば、緊急会議の通知がグループウェアに表示されたり、カレンダーにスケジュールを登録する際にweb会議のURLを発行することができる製品もあります。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、競走場内での迅速なコミュニケーションが可能になります。例えば、レースの予定や緊急連絡事項の通知をチャットで行うことができます。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、問い合わせの自動対応や定型的な報告の自動化が可能になります。これにより、運営スタッフの負担を軽減することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

競走場の運営において、情報の取り扱いには最新の注意を払う必要があります。グループウェアの権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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