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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。衣服裁縫修理業においても、これらの機能を活用することで業務効率の向上が期待できます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に衣服裁縫修理業では、顧客とのコミュニケーションやオーダー管理、作業進捗の共有が重要となるため、グループウェアの活用は非常に有効です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備えているため、様々な業務を一元管理できます。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

衣服裁縫修理業では、顧客からのオーダーや特別なリクエストなど、重要な情報を迅速かつ正確に共有することが求められます。グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。これにより、チーム内での情報の行き違いや誤解を防ぎ、円滑な業務遂行が可能となります。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。衣服裁縫修理業では、オーダー管理、在庫管理、顧客管理など多岐にわたる業務が存在しますが、これらを一元管理することで効率化が図れます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。衣服裁縫修理業でも、顧客情報やオーダー情報の取り扱いには注意が必要です。適切な権限管理を行うことで、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することが繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。衣服裁縫修理業では、サンプル画像、デザイン図面、修理進捗などの情報が多く発生しますが、これらをデジタル化することで、印刷の手間やコストを削減できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。衣服裁縫修理業で既に使用している在庫管理システムや顧客管理システムとの機能が重複しないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。衣服裁縫修理業では特に、在庫管理システムや顧客管理システムとの連携が重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。衣服裁縫修理業では、特にオーダー管理、顧客対応、作業進捗管理が重要となるため、これらの機能を事前に整理した上で、選定に臨みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。衣服裁縫修理業では、外部のデザイナーや取引先との連携が必要な場合があります。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 Web会議システム連携 グループウェアとWeb会議システムと連携することで、Web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、Web会議のURLを発行することができる製品もあります。Web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。

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権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。衣服裁縫修理業では、顧客情報やオーダー情報の取り扱いが多岐にわたるため、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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