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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に運輸・通信業においては、現場とオフィス間のリアルタイムなコミュニケーションが重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、運輸・通信業のように多岐にわたる部署間の情報共有が円滑に行えます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に運輸・通信業では、現場からの急な連絡や緊急対応が必要な場合が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。運輸・通信業では、スケジュールや配送計画、通信設備のメンテナンス情報など多数の情報が必要です。これらをビジネスチャットで一元管理することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、必要な情報をすべて確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。運輸通信業においても、特定のプロジェクトや緊急対応時の情報が集約され、検索も容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に運輸・通信業では、フォーマルな連絡が必要な場合も多いため、メールとチャットの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全社的な連絡や、多数のドライバーや技術者に同時に情報を伝える場合、メールの方が適していることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。運輸通信業では、契約内容や重要な決定事項はメールや正式なドキュメントで共有する必要があります。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。運輸・通信業では、複数のツールとの連携が求められるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

運輸・通信業では、クライアントやサプライヤーとのコミュニケーションも重要です。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどが該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。運輸・通信業では、特に以下の連携が有用です。 web会議システム 緊急の会議や遠隔地とのコミュニケーションが迅速に行えます。 タスク管理ツール 配送計画や通信設備のメンテナンススケジュールを管理できます。 ワークフローシステム 承認プロセスや決裁が迅速に行えます。 勤怠管理システム ドライバーや技術者の勤怠管理が容易になります。 経費精算システム 経費申請と承認プロセスが効率化されます。 チャットボット 運輸・通信業に特化した問い合わせ対応や、過去の会話の参照がスムーズになります。 メールソフト 重要な連絡がメールで送られることが多い場合、チャットとメールの連携が便利です。 受付システム 訪問者の管理と連絡が迅速に行えます。特に訪問者が多い企業にとっては便利です。 運輸・通信業において効果的なビジネスチャットの選定は、業務効率の向上とスムーズなコミュニケーションに大いに貢献します

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