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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。運送代理店においては、リアルタイムでの連絡や情報共有が求められるため、ビジネスチャットは特に有用です。例えば、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であるため、特定の配送プロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

運送代理店では、迅速なコミュニケーションが重要です。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、トラックの配車や配送スケジュールの変更など、緊急の連絡にも迅速に対応できます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。運送代理店においては、運行管理システムやGPS追跡システムと連携させることで、ドライバーの現在位置や配送ステータスをリアルタイムで把握することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。運送代理店では、例えば特定の顧客の配送要件やトラブル対応について、関連メンバー全員が一つのチャットルームで情報を共有し、迅速に対応策を議論することができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、運送代理店では、儀礼的な連絡や正式な契約書類のやり取りには依然としてメールが使われることが多いです。ビジネスチャットは、日常的な連絡や迅速な対応が求められる場面で活用することが推奨されます。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。運送代理店では、全ドライバーに一斉に連絡を送りたい場合など、メールのBCC機能が便利なことがあります。一方、ビジネスチャットでは個別のダイレクトメッセージを送る必要があるため、大人数への通知には工夫が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。運送代理店においても、契約書や重要な合意事項はメールや紙ベースで行うことが一般的です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。運送代理店においては、チャットに特化したタイプの方が、他ツールとの連携バリエーションが豊富であるため、日常業務の効率化に役立つことが多いです。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、一元管理が可能です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。運送代理店では、顧客やパートナー企業との連絡が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのどちらか、または両方に対応している製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。運送代理店では、特定の顧客や配送プロジェクトごとにトークルームを作成し、関係者全員がリアルタイムで情報を共有することができます。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。運送代理店では、外部のドライバーやパートナー企業をゲストとして招待し、必要な情報を共有することができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。運送代理店においては、以下の他カテゴリとの連携が特に有用です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。緊急ミーティングやトラブル対応の際に役立ちます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。配送スケジュールの管理や、ドライバーのタスク管理に利用できます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。配送コストの承認や、顧客からの特別なリクエストの処理に役立ちます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。ドライバーの出退勤管理や休暇申請に利用できます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。燃料費や出張費の管理に役立ちます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。運送代理店では、運行状況や配送ステータスに関する問い合わせに自動対応させることができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な顧客連絡を見逃さないようにできます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。運送代理店のオフィスに訪問者が来た際に、担当者への迅速な通知が可能です。 運送代理店の業務において、ビジネスチャットを効果的に活用することで、コミュニケーションの効率化や情報共有の迅速化が期待できます。適切な製品を選び、業務フローに組み込むことで、業務全体の生産性向上に寄与するでしょう

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