ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。倉庫業においては、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバーや倉庫作業員同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、効率的な業務遂行が期待できます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。倉庫業では、急な在庫確認や出荷指示など即時対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信などカジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットを導入することで、作業のスピードを大幅に向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。倉庫業では、物流管理システムや在庫管理システムと連携することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認できるため、情報の見逃しが減少し、効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。倉庫業では、特定の商品の在庫状況や出荷スケジュールに関する情報を共有する際に、話題ごとにメッセージが集約されるため、検索が容易になり、特定の知識を持つ作業員を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。倉庫業では、特に儀礼的な連絡や正式な文書のやりとりにはメールを使用し、日常的な指示や連絡にはチャットを使用するなど、明確な使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、倉庫の全作業員に一斉通知が必要な場合、メールのBCC機能を使用した方が効率的です。一方で、小規模なチームや特定のプロジェクトメンバー間での連絡には非常に便利です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。倉庫業でも、公式な報告書や契約に関する連絡はメールを使用し、日常的な業務連絡や質問にはチャットを使用するなどの使い分けが必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。倉庫業では、在庫管理システムや物流管理システムとの連携が重要なため、チャットに特化したタイプが有利です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。倉庫業では、サプライヤーや顧客との連絡が頻繁に発生するため、以下の2つのパターンのいずれかに対応している製品が便利です。 ・トークルーム作成型 ・ゲスト参加型
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。倉庫業では、以下の連携が特に有効です： ・web会議システム ・タスク管理ツール ・ワークフローシステム ・勤怠管理システム ・経費精算システム ・チャットボット ・メールソフト ・受付システ
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