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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。通運業においては、複数の拠点や運送チームとの連絡が頻繁に必要とされるため、ビジネスチャットは特に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、重要な運送情報や指示が迅速かつ確実に伝わり、業務効率が向上します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。通運業では、運送スケジュールの変更や緊急の連絡が頻繁に発生するため、ビジネスチャットを使用することで、これらの情報が迅速に伝達され、対応が求められる場面での時間短縮が可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、従業員間のコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。通運業では、運行管理システムや在庫管理システムとの連携により、運送ステータスや在庫状況の更新情報がリアルタイムでチャットに通知されるため、業務効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。通運業では、例えば特定の顧客の配送に関する話題でグループを作成し、関連する情報を全てそのグループ内でやり取りすることで、情報の検索が容易になり、迅速な対応が可能となります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。通運業においては、正式な契約書や重要な連絡をメールで行い、日常的な連絡や緊急連絡をビジネスチャットで行うといった使い分けが効果的です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。通運業では、例えば、全ての配送ドライバーに一斉に連絡を取る場合、メールのBCC機能が便利です。しかし、特定の運送チームやプロジェクトメンバーに対する連絡はビジネスチャットのグループ機能を活用するのが効果的です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。通運業では、公式な連絡や文書のやり取りはメールを使用し、ビジネスチャットは日常的な業務連絡や確認事項に使用するのが良いでしょう。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。通運業では、運送管理システムや在庫管理システムとの連携が求められるため、チャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができ、特定のシステムとの親和性が高い場合に有効です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。通運業では、顧客やパートナー企業との連絡が頻繁に発生するため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。これにより、顧客ごとやプロジェクトごとにトークルームを作成し、情報を整理することが可能です。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。この方式では、顧客やパートナー企業とのコミュニケーションが一元管理され、情報の整理が容易です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。通運業では、遠隔地の拠点間での会議や顧客との打ち合わせに便利です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。運送スケジュールや配送タスクの管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。通運業では、ドライバーの勤怠管理がより効率的に行えます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。通運業では、重要な通知がメールで届くことが多いため、メールソフトとの連携が特に有用です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。通運業のオフィスや倉庫でも、来客の取次ぎがスムーズになり、訪問者の待ち時間も短縮されます

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