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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に郵便業においては、効率的なコミュニケーションが非常に重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、郵便業のような多岐にわたる業務がスムーズに進行します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

郵便業は多忙な業務が多く、迅速な連絡が求められます。ビジネスチャットはメールと比較すると、挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

郵便業では、多くの異なるシステムやツールを使用することが一般的です。ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、業務効率が大幅に向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。郵便業のように多くのスタッフが関与する業務環境では、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

郵便業では、正式な通知や報告など、メールが依然として重要な役割を果たす場面があります。メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが多い部署では、チャットの利用に注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。郵便業のように大規模な組織では、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。郵便業では、重要な連絡や報告が多いため、これらはメールで行うのが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。郵便業では、複数のツールを使いこなす必要があるため、グループウェアタイプが特に役立ちます。メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、業務効率が向上します。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。郵便業では、クライアントや他の郵便局との連絡が頻繁に必要となるため、以下の2つのパターンが特に重要です。 トークルーム作成型：社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、クライアントや他の郵便局との連絡が一元管理できます。 ゲスト参加型：組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいです。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。郵便業においても、以下のシステム連携が非常に有用です。 **web会議システム**: 遠隔地の郵便局との会議やトレーニングに役立ちます。 **タスク管理ツール**: 配達や集荷のタスク管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届きます。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届きます。 郵便業においてこれらのシステム連携を活用することで、業務の効率化が図れます

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