ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。内陸水運業においては、船舶の運航状況や物流の進捗確認など、リアルタイムでの情報共有が求められる場面が多くあります。ビジネスチャットを導入することで、これらの情報を迅速かつ効率的に共有することが可能です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
内陸水運業では、運航の遅延やトラブルが発生した際に即座の対応が求められます。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
内陸水運業では、運航スケジュール、積荷の状況、天候情報など、多岐にわたる情報が必要です。ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
内陸水運業では、特定の船舶や航路に関する情報を集約することが重要です。チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
内陸水運業のような伝統的な業界では、メールとビジネスチャットの使い分けが重要です。メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
内陸水運業では、多くの関係者が関わるプロジェクトが多いため、大人数への連絡が必要になることがあります。ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。内陸水運業では、契約や正式な通知など、記録として残す必要があるコミュニケーションも多いため、適切な手段を選ぶことが重要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。内陸水運業では、運航管理や物流管理などの複雑な業務が絡むため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合があります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、一元管理が求められる場合には有効です。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。内陸水運業では、顧客や取引先、船舶運航会社などとの連絡が頻繁に発生します。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
内陸水運業では、運航管理、物流管理、顧客管理など多岐にわたるシステムとの連携が重要です。ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。内陸水運業では、運航管理者や顧客、取引先との会議が頻繁に行われるため、迅速なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。内陸水運業では、運航スケジュールや物流の進捗管理が重要なため、タスク管理ツールとの連携が有効です。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。内陸水運業では、運航計画や物流計画の承認が迅速に行われるため、ワークフローシステムとの連携が役立ちます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。内陸水運業では、乗組員やスタッフのシフト管理が重要であり、勤怠管理システムとの連携が効率的です。チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。内陸水運業では、船舶の運航費用や物流費用の管理が重要であり、経費精算システムとの連携が便利です。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。内陸水運業では、迅速な情報検索やFAQ対応が求められるため、チャットボットの活用が効果的です。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。内陸水運業では、顧客や取引先との重要な連絡がメールで行われることが多いため、コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。内陸水運業では、訪問者の管理が重要であり、受付システムとの連携が便利です。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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