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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に運輸施設提供業においては、複数の部門や外部パートナーとの連携が重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

運輸施設提供業は、迅速な対応が求められる業界です。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。運輸施設提供業では、運行スケジュールや設備管理など多岐にわたる情報を一元管理することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。運輸施設提供業では、特定の設備や運行に関する情報を迅速に共有し、問題解決に役立てることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。運輸施設提供業では、運行情報や緊急連絡などフォーマルなやりとりが必要な場面も多いため、チャットとメールの使い分けを明確にする必要があります。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、運輸施設提供業では、全社員に一斉に通知する必要がある場合、メールの方が効率的なことがあります。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。運輸施設提供業では、公式記録が必要な場合はメールや専用のシステムを使用する方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。運輸施設提供業では、他の業務管理ツールとの連携が重要なため、グループウェアタイプが便利な場合があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。運輸施設提供業では、取引先やパートナー企業との連携が必要な場合が多いため、以下の2つのパターンを考慮することが重要です。 ・トークルーム作成型：社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型：組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。運輸施設提供業では、以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。運行スケジュールの管理などに役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。設備のメンテナンスや修理手続きなどで有効です。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。シフト管理や出勤状況の確認に便利です。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。出張や運行経費の管理に役立ちます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を見逃さないようにできます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者の待ち時間を短縮し、効率的な対応が可能です

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