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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。梱包業においては、リアルタイムでの情報共有が重要です。例えば、急なオーダー変更や配送スケジュールの更新など、即座に対応が求められる状況が頻繁に発生します。ビジネスチャットを導入することで、これらの情報を迅速に共有し、現場のスタッフが即座に対応できる環境を整えることができます。また、アカウント管理機能により、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができ、機密情報の管理も可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。梱包業では、特に現場作業が多いため、迅速な指示伝達が求められます。スタンプや簡潔な返信を用いることで、現場スタッフが手を止めずに確認・返信できる環境が整います。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。梱包業では、業務管理システムや在庫管理システムとの連携が重要です。ビジネスチャットを中心にこれらの情報を統合することで、現場スタッフは一つのプラットフォームで必要な情報を全て確認可能になり、業務効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。梱包業では、特定の製品やクライアントに関する情報をチーム内で共有する必要があります。話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、必要な知識を持つスタッフを迅速に見つけ出すことができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。梱包業では、業務連絡が多岐にわたるため、どの情報をチャットで伝え、どの情報をメールで伝えるか、明確なルールを策定することが重要です。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。梱包業では、全員に一斉に連絡を送るシチュエーションが発生することもあります。メールのBCC機能を利用する方が効率的な場合もあるため、その使い分けを考慮する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。梱包業では、特にクライアントとの契約内容や重要な連絡事項を記録する場合には、メールを使用することが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。梱包業では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。梱包業では、クライアントや物流業者との連絡が頻繁に発生するため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。トークルーム作成型やゲスト参加型の両方に対応している製品が適しています。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。梱包業において特に重要な連携カテゴリは以下です。 web会議システム リモートでの会議やトレーニングが必要な場合、web会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知され、梱包作業の進捗管理がスムーズになります。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。特に複雑な梱包作業や特注品の対応には、迅速な承認プロセスが求められます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。現場スタッフが簡単に打刻できる製品が望ましいです。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。梱包業では、現場での急な出費が発生することもあるため、迅速な経費処理が可能になります。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、過去の会話をスムーズに参照することができます。これにより、現場スタッフの疑問を即座に解決できます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。これにより、重要な連絡も見逃すことなく、コミュニケーションを一元化できます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。梱包業では、訪問者が多い場合、訪問者の待ち時間を短縮し、業務効率を向上させることができます

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