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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に航空運送業では、地上スタッフ、パイロット、客室乗務員、管理部門など多岐にわたる部署間の迅速かつ正確なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットは、リアルタイムで情報を共有し、重要な連絡を迅速に伝える手段として非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

航空運送業では、迅速な意思決定が求められる場面が多くあります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。例えば、フライトスケジュールの変更や緊急事態の情報共有にはビジネスチャットが非常に役立ちます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。航空運送業では、フライト状況、メンテナンス通知、スタッフシフトなど様々な情報が飛び交いますが、これらを一元管理することで効率的な業務運営が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。航空運送業においては、例えば「安全対策」や「顧客サービス」などのテーマごとにチャットルームを設けることで、関連する情報が集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に航空運送業では、公式文書や重要な連絡はメールで行い、日常的な連絡や迅速な対応が求められる事項はビジネスチャットで行うなど、明確な使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全スタッフに対して一斉に安全研修の通知を送る場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。このため、大人数への連絡にはメールを併用することが望ましいです。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。航空運送業では、規制当局やパートナー企業との公式な連絡にはメールを使用し、ビジネスチャットは内部連絡や日常的な業務に使用するのが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。航空運送業では、多機能なグループウェアタイプが適している場合がありますが、特定の業務に特化した連携が必要な場合は、チャットに特化したタイプを選ぶと良いでしょう。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。航空運送業では、協力会社や外部ベンダーとの連絡も重要です。以下の2つのパターンを考慮してください。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。航空運送業に特に役立つ連携例は以下です。 ・web会議システム フライト調整会議や緊急会議の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール メンテナンスタスクや安全チェック項目の通知がチャットに届き、リマインダーとして機能します。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 ・勤怠管理システム スタッフのシフト管理や勤怠情報がチャットに通知され、スムーズな運営が可能です。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、効率的な経費管理が実現します。 ・チャットボット FAQや内部規定の問い合わせに対応するチャットボットを導入することで、スタッフの疑問を迅速に解決できます。 ・メールソフト 重要な連絡や通知がチャットに統合され、コミュニケーションが一元化されます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届くことで、訪問者の待ち時間が短縮され、受付業務が効率化されます。 航空運送業においては、各種ツールとの連携を最大限に活用することで、業務の効率化とコミュニケーションの質向上を図ることができます

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