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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。一般貨物自動車運送業においては、運転手や倉庫スタッフ、営業担当者など、多岐にわたる関係者とのリアルタイムな情報共有が求められます。ビジネスチャットは、アカウント管理機能を活用することで、アクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、効率的なコミュニケーションが実現します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

一般貨物自動車運送業では、配送スケジュールの変更や緊急の連絡が頻繁に発生します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。さらに、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場のスピーディな意思決定をサポートします。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、運行管理システムや在庫管理システムからの通知をチャットで一元管理することが可能となります。これにより、運転手や管理者が複数のシステムを個別に確認せずに、必要な情報をすべてビジネスチャットで確認できます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。一般貨物自動車運送業では、特定の配送ルートや顧客に関する情報を共有することが重要です。特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現することで、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが必要な取引先とのやりとりではメールが適している場合もあります。一般貨物自動車運送業では、緊急の連絡や日常業務にはチャット、フォーマルな連絡や記録が必要な場合にはメールを使うなど、使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全社員や全ドライバーに一斉に告知したい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。このようなケースでは、通知機能を備えたチャットツールや運行管理システムとの連携が役立ちます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。一般貨物自動車運送業でも、契約書のやり取りや重要な取引条件の確認など、記録が必要なコミュニケーションはメールを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。一般貨物自動車運送業では、運行管理、在庫管理、顧客管理など多岐にわたる業務があるため、グループウェアタイプが適している場合が多いです。一方、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。一般貨物自動車運送業では、取引先や顧客との連絡も頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのいずれかに対応している製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。一般貨物自動車運送業において特に重要な連携カテゴリは以下です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらのシステムとの連携により、業務効率が大幅に向上し、運行管理や配送計画の変更にも迅速に対応できます

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