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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。冷蔵倉庫業では、現場作業員、管理者、物流パートナーとのスムーズなコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットを導入することで、リアルタイムで重要な情報を共有し、業務の効率化を図ることが可能です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。冷蔵倉庫業では、温度管理や入出庫スケジュールなどの緊急連絡が多く発生するため、迅速なコミュニケーションが重要となります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。冷蔵倉庫業では、温度管理システムや在庫管理システムと連携することで、異常温度の警告や在庫の変動通知をチャットでリアルタイムに受け取ることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。冷蔵倉庫業では、特定の製品に関する情報や、特定の顧客対応に関する情報を関係者全員が共有することで、業務の効率化とサービス品質の向上が期待できます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。冷蔵倉庫業では、緊急対応が求められる場面ではチャットを、正式な報告書や契約関連の連絡にはメールを使うなど、明確な使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。冷蔵倉庫業では、大規模なシフト変更や全社員への連絡には、メールと併用するのが良いでしょう。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。冷蔵倉庫業での契約書や公式な報告書などは、メールや他のフォーマルな手段で行うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。冷蔵倉庫業では、リアルタイムの情報共有が重要であるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。一方、管理業務が多岐にわたる場合は、グループウェアタイプで業務全般を一元管理するのも一つの選択肢です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。冷蔵倉庫業では、取引先や配送業者との連絡が頻繁であるため、これらの機能が重要です。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。冷蔵倉庫業では、特に以下のシステムとの連携が有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。冷蔵倉庫業では、遠隔地の拠点や物流パートナーとの会議に活用できます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。冷蔵倉庫業では、入出庫作業のスケジュール管理やタスクの進捗管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。冷蔵倉庫業では、作業指示書の承認や緊急対応の決済などに利用できます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。冷蔵倉庫業では、シフト管理や出退勤の確認が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。冷蔵倉庫業では、現場作業員の経費精算がスムーズに行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。冷蔵倉庫業では、よくある質問への対応や業務手順の確認に役立ちます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。冷蔵倉庫業では、重要な連絡を見逃さないようにするために有効です。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。冷蔵倉庫業では、訪問者の受付業務の効率化と待ち時間の短縮が期待できます

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