ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。航空機使用業においては、特に整備チーム、パイロット、運航管理者など多くの関係者間での迅速かつ正確な情報の共有が求められます。ビジネスチャットは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
航空機使用業ではタイムリーな情報の伝達が求められる場面が多く、ビジネスチャットはメールと比較すると、挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。例えば、運航スケジュールの変更や緊急メンテナンスの指示など、迅速な対応が求められる状況で有効です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。航空機のフライトスケジュール、メンテナンス記録、乗客の特別な要求など、多岐にわたる情報を一元管理できることで、効率的な運営が実現できます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。航空機使用業では、例えば機材のトラブルに関する情報や、新しい規制に関するディスカッションなど、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。航空機使用業のように高い規律とフォーマルなコミュニケーションが求められる業界では、チャットが馴染まないケースも考えられます。また、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。航空機使用業では、全従業員への一斉連絡が必要な場合もあり、その際の手間を考慮する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。航空機使用業では、法的な記録や証拠としてのやり取りが必要となる場面も多いため、その点を踏まえて利用する必要があります。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。航空機使用業では、リアルタイムの情報共有が重要であるため、チャットに特化したタイプが特に有効です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、総合的な情報管理が求められる場合には適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。航空機使用業では、航空会社やメンテナンス会社、規制当局などとの連携が必要な場面が多いため、以下の2つのパターンに対応した製品を選ぶことが重要です。 ・トークルーム作成型: LINEやChatworkなどの製品が該当します。社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待することで、1つのアカウントですべての情報を一覧で表示できます。 ・ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。航空機使用業では以下の連携が特に有効です。 ・web会議システム: 緊急会議や定例会議の通知がチャットに届き、迅速に参加できます。 ・タスク管理ツール: メンテナンスや運航スケジュールのタスク管理がチャットに通知され、リマインダー機能も活用できます。 ・ワークフローシステム: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 ・勤怠管理システム: パイロットや整備士の勤怠管理もチャットで通知され、打刻機能も活用できます。 ・経費精算システム: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、経費管理がスムーズになります。 ・チャットボット: 各種問い合わせ対応や、過去の会話や共有ファイルの参照がスムーズに行えます。 ・メールソフト: メールの受信、メッセージなどをチャットに通知し、コミュニケーションを一元化できます。 ・受付システム: 来客通知がチャットに届き、訪問者の待ち時間を短縮できます
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