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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。無償旅客自動車運送業においては、運転手や管理者同士のリアルタイムな情報共有が求められるため、ビジネスチャットが非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。たとえば、特定の運行ルートの情報や緊急連絡を迅速に共有することが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。無償旅客自動車運送業では、運行中のドライバーからの即時の連絡が求められることが多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。無償旅客自動車運送業では、運行スケジュールや車両のメンテナンス情報など、多岐にわたる情報を一元管理することが求められるため、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。無償旅客自動車運送業では、特定の運行ルートや車両に関する情報など、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、無償旅客自動車運送業では、運行記録や報告書などのフォーマルなコミュニケーションが必要な場合も多いため、チャットとメールの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、複数の運転手に対して一斉に連絡を送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。無償旅客自動車運送業でも、重要な報告や契約書などのやり取りはメールを利用する方が安全です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。無償旅客自動車運送業では、運行管理やスケジュール管理のために他のツールとの連携が必要な場合が多いです。そのため、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。無償旅客自動車運送業では、外部業者やクライアントとの連絡が必要な場合も多いため、この機能が重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 **トークルーム作成型** 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 **ゲスト参加型** 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。無償旅客自動車運送業では、以下の連携が特に役立ちます。 **web会議システム** web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。遠隔地の運転手や管理者との会議が簡単に実現できます。 **タスク管理ツール** タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。運行スケジュールや車両メンテナンスの管理に役立ちます。 **ワークフローシステム** 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。運行計画の承認プロセスをスムーズに行うことができます。 **勤怠管理システム** 勤怠に関する通知がチャットに届きます。ドライバーの勤務状況をリアルタイムで把握できます。 **経費精算システム** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。運行にかかる経費管理がスムーズになります。 **チャットボット** ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **メールソフト** メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 **受付システム** 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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