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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。鉄道業界においては、複数の部署間や現場と本社間での迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットが非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。鉄道業では、現場で急なトラブルが発生した際に迅速な対応が求められます。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、迅速な情報共有が実現可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、運行状況報告、設備のメンテナンススケジュール、緊急時の対応連絡など、重要な情報を一元管理できます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。鉄道業界では、新しい運行システムの導入や車両の改良に関する情報共有が必要です。話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。鉄道業では、運行データや重要な書類のやり取りにはメールが適している場合もあります。儀礼的な連絡や公式なコミュニケーションはメールを使用し、迅速な情報共有にはチャットを使うといった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。鉄道業では、多くの従業員に一斉に情報を伝える必要があるため、特定の情報はメールで一括送信する方が効率的です。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があるため、大規模な連絡には向いていないことを理解しておくことが重要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。鉄道業では、契約書や重要な報告書などの正式な文書はメールや専用のシステムを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。鉄道業では、複数のシステムを連携して一元管理することが求められるため、グループウェアタイプが適している場合があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。鉄道業では、サプライヤーや外部のコンサルタントとの連絡が必要になることがあります。以下の2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。鉄道業では、以下のような連携が特に有効です。 ・web会議システム 運行管理の打ち合わせや緊急会議など、迅速な対応が求められる場面で使えます。 ・タスク管理ツール メンテナンススケジュールやプロジェクトの進捗管理に便利です。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 ・勤怠管理システム 現場スタッフの勤怠管理に関する通知がチャットに届きます。 ・経費精算システム 経費の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、効率的な経費管理が可能です。 ・チャットボット 鉄道業の運行管理や顧客対応において、迅速な情報提供が可能です。 ・メールソフト 重要な運行連絡や公式な通達を一元化できます。 ・受付システム 訪問者の通知がチャットに届き、効率的な対応が可能です。 鉄道業界でのビジネスチャット導入を検討する際は、これらのポイントを考慮し、自社のニーズに最も適したツールを選ぶことが重要です

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