ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。普通倉庫業においては、在庫管理や物流の効率化、顧客との連絡のスピードアップ、内部の業務連絡を円滑にするために特に有用です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に普通倉庫業では、在庫状況や出荷指示などの緊急連絡が頻繁に発生するため、迅速なコミュニケーションが重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。普通倉庫業においても、在庫管理システムや物流システムとの連携により、在庫状況や出荷スケジュールの通知が一元化され、効率的な業務運営が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。普通倉庫業では、特定の商品やエリアに関する情報を共有する際に便利です。話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に普通倉庫業では、クライアントや取引先とのフォーマルなコミュニケーションはメールで行い、内部の迅速な連絡や在庫管理に関する連絡はチャットで行うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。普通倉庫業では、全スタッフに対する一斉連絡が必要な場合もありますが、ビジネスチャットでは個別に送信する手間が増えることがあります。この点を考慮して、全体連絡は他の方法を併用することを検討する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。普通倉庫業においても、契約内容や取引条件に関する重要な連絡はメールで行うことが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。普通倉庫業では、在庫管理や物流システムとの連携が重要であるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、全体の業務効率化を図るためには、グループウェアタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。普通倉庫業では、クライアントや取引先との迅速な連絡が求められるため、以下の2つのパターンのいずれかに対応している製品を選ぶことが推奨されます。 トークルーム作成型: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。普通倉庫業において、特定の取引先やクライアントとの連絡を一元管理するのに適しています。 ゲスト参加型: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くため整理しやすく、普通倉庫業の運営管理に役立ちます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。普通倉庫業において特に有用な連携カテゴリは以下です。 web会議システム: 在庫状況や物流の進捗をリアルタイムに共有するための会議がスムーズになります。 タスク管理ツール: 在庫管理や出荷業務のタスクを効率的に管理できます。 ワークフローシステム: 倉庫内の業務フローを円滑に進めるための承認作業がスピーディーに行えます。 勤怠管理システム: 倉庫スタッフの勤怠管理を効率化できます。 経費精算システム: 経費精算の承認を迅速に行うことができます。 チャットボット: 在庫や物流に関する問い合わせを自動化できます。 これらのポイントを考慮し、普通倉庫業に最適なビジネスチャットツールを選ぶことで、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化を図ることができます
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