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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に船舶貸渡業においては、船舶の運行スケジュールやメンテナンス情報、スタッフ間の連絡を迅速かつ円滑に行うために非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、例えば特定の船舶の担当者同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

船舶貸渡業では、迅速な情報共有が求められます。例えば、船舶の到着時間や出航準備に関する連絡をメールで行うよりも、ビジネスチャットを使うことで挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、船舶の運行スケジュールやメンテナンスの進捗状況など、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

船舶貸渡業では、特定の船舶やプロジェクトに関する情報を集約しておくことが重要です。チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

船舶貸渡業では、正式な文書のやり取りが必要な場合も多いため、メールとビジネスチャットの使い分けが重要です。メールはフォーマルなコミュニケーションや契約関連の文書に適しており、ビジネスチャットは日常的な連絡や確認事項に適しています。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

船舶貸渡業では、大規模なグループへの連絡が必要な場合があります。ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、船舶貸渡業における契約関連や重要な連絡などを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。船舶貸渡業では、運行管理やメンテナンス管理など、多岐にわたる業務に対応するため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、統合的な管理が可能です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。船舶貸渡業では、顧客やサプライヤーとの連絡が頻繁に発生するため、以下の2つのパターンの両方に対応している製品が望ましいです。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなどの製品が該当します。社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。組織にゲストを招待し、参加させることができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。船舶貸渡業では、以下の連携が特に有用です。 web会議システム: 船舶の運行スケジュールやメンテナンス会議を迅速に開催できます。 タスク管理ツール: 船舶のメンテナンスや運行準備の進捗管理に役立ちます。 ワークフローシステム: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 勤怠管理システム: 船舶のクルーの勤怠管理が容易になります。 経費精算システム: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 まとめ 船舶貸渡業において、ビジネスチャットの導入はコミュニケーションをスピードアップさせ、業務連絡を一箇所に集約することで効率化を図ることができます。特に、社外とのやりとりが多い業界では、トークルーム作成型とゲスト参加型の両方に対応した製品を選ぶことで、顧客やサプライヤーとの円滑な連絡が可能です。各種システムとの連携も重要な要素であり、船舶の運行管理やメンテナンス業務を効率化するために最適なビジネスチャットツールを選びましょう

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