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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。旅行業界では、複数の旅行代理店やホテル、交通機関との連絡が頻繁に発生するため、ビジネスチャットは非常に有効なツールとなります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定の旅行プロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

旅行業界では、顧客からの問い合わせや予約の確認など、迅速な対応が求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、旅行業界における業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、予約システムや顧客管理システムと連携することで、予約確認や顧客からの問い合わせをビジネスチャットだけで確認可能になります。これにより、各ツールを個別に確認する手間が省け、効率的な業務運営が可能となります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の旅行プロジェクトやキャンペーンに焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、旅行業界では顧客とのフォーマルなやり取りが必要な場合も多いため、儀礼的なメッセージにはメールを使用し、迅速な連絡や内部コミュニケーションにはチャットを使うなど、明確な使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模な旅行プロジェクトやキャンペーンの連絡には向いていない場合があります。例えば、複数の旅行代理店やホテルに一斉に情報を送る場合、メールではBCC機能を使って一度に送信できますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。旅行業界では、契約内容や重要な連絡を記録として残す必要があるため、その点は注意が必要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。旅行業界では、予約システムや顧客管理システムとの連携が求められるため、連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが有利です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、中小規模の旅行代理店には適しているかもしれません。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。旅行業界では、顧客やパートナー企業とのやりとりが頻繁に発生するため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。旅行業界で特に有効な連携は以下の通りです。 ・web会議システム 旅行業界では、遠隔地にいるパートナーや顧客との打ち合わせが頻繁に発生します。web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール 旅行プロジェクトの進行管理や、スタッフのタスク管理が効率的に行えます。タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 旅行業者の承認プロセスや予約の確認プロセスをスムーズにするため、承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・勤怠管理システム 旅行業ではシフト勤務が多いため、勤怠に関する通知がチャットに届くことで、シフトの確認や変更が迅速に行えます。 ・経費精算システム 旅行業界では出張や顧客接待が多いため、経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、経費管理が容易になります。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することで、旅行業界における重要な連絡も見逃さずに済みます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。旅行代理店のオフィスでの受付業務を効率化し、訪問者の待ち時間を短縮できます

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