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スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

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ワークフローシステムとは?

更新:2024年11月19日

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。農業、林業、漁業などの業界では、特に現場作業が多いため、申請や承認の手続きが煩雑になることがあります。ワークフローシステムを導入することで、これらの手続きを簡素化し、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能であり、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。

pros

導入メリット

申請、承認の手間削減

ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となります。特に農業、林業、漁業では、現場から本社への物理的な書類の送付が大きな負担となることが多いため、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されることで、提出手間が大幅に削減されます。

決裁スピードの向上

スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。特に農業、林業、漁業の現場では、作業中に緊急の承認が必要な場合も多いため、迅速な対応が求められます。

内部統制の強化

社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。自然災害や突発的なトラブルが発生しやすい農業、林業、漁業では、適切な内部統制が重要です。

cons

導入注意点

申請書、承認ルートの整理

ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。農業、林業、漁業の現場では、特定の許認可が必要な場合もあるため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。承認経路の見直しでは、過剰な承認フローを簡素化することが推奨されます。

システム連携の制限

ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、生産管理システムや在庫管理システムと連携できない場合、データのダブルメンテが必要になります。農業、林業、漁業では、多様なシステムが使われることが多いため、他のシステムとの連携要件を確認することが重要です。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ワークフローシステムのタイプで選ぶ

ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。農業、林業、漁業などで特有の複雑な許認可や承認フローがある場合に適しています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。小規模から中規模の農園や漁業組合などに適しています。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特定の業務でしか承認が必要ない場合に適しています。

2

承認フローの複雑さで選ぶ

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。農業、林業、漁業では、許認可や補助金申請のための複雑なフローが必要な場合があるため、これに対応できる製品を選びましょう。

3

申請書の作成方法で選ぶ

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する方法があります。農業、林業、漁業の現場では、現場作業員が使いやすいインターフェースを優先すると良いでしょう。

4

内部統制に関する機能から選ぶ

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。農業、林業、漁業の組織は季節ごとに人員が変わることが多いため、この機能が有用です。

5

他のカテゴリの製品との連携から選ぶ

ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。農業、林業、漁業では、生産管理システムや在庫管理システム、人事システムとの連携が特に重要です。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。農業、林業、漁業では、契約締結の頻度が高い場合があるため、これらの連携も検討しましょう

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