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従業員の勤怠時間、ツールの利用状況などの業務の実態を把握したい

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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特にサービス業においては、シフト勤務やパートタイムの従業員が多く、多様な勤務形態に対応するための機能が求められます。製品によっては、現場ごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

紙やExcelでの管理と比較すると、勤怠管理システムは時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できます。これにより、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。特にサービス業では、多くの従業員を効率的に管理することが重要です。

勤務状況の可視化

データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。これにより、36協定の管理や高負荷な従業員を上司や人事部門が見つけやすくなります。サービス業では、特定の時間帯やシフトに負荷が集中しがちなので、可視化は特に有用です。

cons

導入注意点

システム連携の制限

サービス業では、POSシステムや給与計算システムなど他の業務システムとの連携が求められることがあります。連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問い合わせることが推奨されます。特にサービス業では、多様なデバイスを使用することが多いため、対応範囲を確認することが重要です。

able

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。特にサービス業では、複数店舗や異なるシフトパターンの管理が求められることが多いです。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能や、独自の集計項目を設定する機能、複数の事業場の36協定を管理する機能などがあります。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。設定の自由度とは、例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。サービス業の多くは、多様な勤務形態と柔軟なシフト管理が必要なため、設定の自由度が高いシステムが適しています。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。サービス業では、スマートフォンやタブレットを使用することが多いため、これらデバイスでの打刻が可能かどうかを確認しましょう。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます

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