医療業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残します。医療業界においても、患者同意書、医薬品の供給契約、医療機器のリース契約など、多岐にわたる契約業務が存在します。これらの契約を電子化することで、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子契約システムは「業務委託契約」や「雇用契約」だけでなく、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で利用できます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
医療業界では契約締結のリードタイムが短縮されることが特に重要です。例えば、緊急に医薬品や医療機器を調達する際、紙の契約書では数日を要することが多いですが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の管理が効率化され、医療現場の迅速な対応が可能になります。
費用削減
医療業界では特に、印紙税や郵送代、保管費用などが大きなコストとなります。電子契約によりこれらの費用を削減でき、さらに業務効率化によって間接的に人件費も抑制できます。これにより、限られた予算を医療サービスの向上に充てることが可能になります。
コンプライアンス強化
医療業界では、患者情報や医薬品の取引情報など、機密性の高い情報が多く含まれます。電子契約システムを導入することで、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスが強化されます。
テレワーク推進
医療業界でも一部の業務はテレワークで行われることが増えています。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで行うことができ、出社の必要がなくなります。これにより、働き方の柔軟性が高まり、スタッフの健康管理にも寄与します。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
医療業界には、法的に紙での保存が求められる書類や、電子化に際して相手方の同意が必要な書類が存在します。例えば、特定の医療契約や患者同意書などは電子化に制約があります。導入前にこれらの制約を確認し、適切に対応することが重要です。
契約の相手方の導入ハードル
医療業界の取引先や患者が電子契約に慣れていない場合、導入のハードルが高くなることがあります。相手方に対して電子契約の利点や導入手順を丁寧に説明し、理解を促すことが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
医療業界では、契約の重要性に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが求められます。患者同意書や医薬品供給契約など、特に重要な契約には当事者型署名を選ぶことで、信頼性を高めることができます。
2
システム連携から選ぶ
医療業界では、電子契約システムと他のシステム（例えば、医療機器管理システムや患者管理システム）との連携が重要です。これにより、契約業務と他の業務がシームレスに連携し、全体の効率が向上します。
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