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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。特にキャッシュレス決済が普及している現代では、キャッシュレスでの支払い内容を効率的に管理できるシステムが求められています。具体的には、キャッシュレスで支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、キャッシュレス決済の処理も簡便になり、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

キャッシュレス決済が主流となる中で、経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、キャッシュレスで支払った経費を時間と場所を選ばずに外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。交通費の経路検索やキャッシュレス決済の履歴確認、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。

不正、ミスの防止

キャッシュレス決済の利用が増える中で、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、キャッシュレス決済の明細をシステムに取り込むことで、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合も、承認者がシステム上でそれを簡単に発見し、不正を防げます。

経費の利用状況の改善

キャッシュレス決済による経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、キャッシュレス決済が多い部門や、特定の経費項目の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することでキャッシュレス決済による経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、キャッシュレス決済データの取り込み方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

キャッシュレス決済を多用する従業員が使いやすい経費精算システムを選ぶことが重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

キャッシュレス決済の領収書を効率的に取り込む方法を確認しましょう。以下の取り込み機能やサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。 アプリスキャン:スマホアプリでキャッシュレス決済の領収書を取り込みます。オフィス以外でも取り込めるため便利です。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

キャッシュレス決済の一環として、交通費精算の効率化機能に交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みが可能で、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側には不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカードやプリペイドカードなどキャッシュレス決済手段と連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを自動入力できます。キャッシュレスでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

キャッシュレス決済の取引履歴と経費精算ソフトを連携することで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:キャッシュレスでのタクシー手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ホテル手配:ホテルの手配履歴をキャッシュレス決済データと共に取り込みます。 航空券手配:航空券の手配履歴をキャッシュレス決済データと共に取り込みます。 新幹線手配:新幹線の手配履歴をキャッシュレス決済データと共に取り込みます。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴をキャッシュレス決済データと共に取り込みます。 Amazon手配:Amazonでのキャッシュレス購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、キャッシュレス決済データを含む経費精算データを会計ソフトと連携することが前提です。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトからキャッシュレス決済を含む経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトからキャッシュレス決済を含む経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります

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