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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

各種商品小売業における勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。小売業特有のシフト勤務やパートタイム勤務の管理機能を備えたものも多く、店舗ごとの勤務状況を効率的に把握することが可能です。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。特に、各種商品小売業ではシフトの調整が頻繁に行われるため、効率的な管理が重要です。

勤務状況の可視化

データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。小売業では、店舗ごとのスタッフの配置や働き方の見直しに役立ちます。

cons

導入注意点

システム連携の制限

連携要件がある場合は、自社で使用している機器、POSシステム、在庫管理システムが対応可能かを確認しましょう。小売業では、複数のシステムが連携していることが多いため、相互運用性が重要です。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。特に小売業では、モバイル端末を利用することが多いため、対応機器の確認が重要です。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態(勤務時間帯固定の8時間労働制、コアタイムなしの1か月フレックス制、時短勤務など)以外の対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。小売業では、パートタイムやシフト勤務の管理が重要となるため、これらに対応したシステムを選ぶことが必要です。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

人数規模の大きさや業態の特殊性、店舗ごとのニーズに応じた設定の自由度を確認しましょう。例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。このような企業で、自由度の高い製品を導入すると、自由度が高すぎるあまりに過剰な導入工数がかかる、制度変更などの際に運用負荷が高くなることが想定されます。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。特に各種商品小売業では、店舗ごとに異なる打刻方法や勤務形態があるため、柔軟な対応が求められます。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます

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