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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。浚渫(しゅんせつ)工事を行う企業にとっても、現場作業の効率化やチーム内の情報伝達を円滑にするために非常に重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。浚渫工事のようなプロジェクトが複雑で多くの関係者が関わる業務では、これらの機能を効果的に活用することで、情報の一元管理と迅速な意思決定が可能になります。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、浚渫工事に関する重要な通知や現場レポートの共有が容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。これにより、現場での作業がスムーズに進行します。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、浚渫工事の進捗管理やリソースの割り振りを一元管理することができます。様々なツールを使い分ける必要がなくなり、データの移行や転記の手間も省けます。これにより、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなります。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。浚渫工事に関しても、機密性の高い情報や技術データを適切に管理するために、権限管理が重要です。また、製品によっては操作ログなども取得することができ、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、浚渫工事の図面や計画書などの紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減し、現場での情報参照も迅速に行えます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。浚渫工事に特化したツールや既存の管理システムとの機能が重複しないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、浚渫工事に使用している特定のツールやソフトウェアとの連携が可能かを確認しましょう。特に現場で使用するツールとのデータ連携がスムーズに行えるかが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、浚渫工事に関する重要な情報が保管されるため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。浚渫工事においては、特に現場の進捗管理やリソースの効率的な配置が重要となるため、これらの機能を事前に整理し、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、浚渫工事に関与する社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。特に、現場の進捗報告や共有ドキュメントの取り扱いについては、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、浚渫工事の打ち合わせや進捗会議の通知がグループウェアに表示されます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、浚渫工事に関する組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、浚渫工事に関する通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。浚渫工事においても、特定の技術情報やプロジェクトデータにアクセスできる人を限定することが必要です。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。 浚渫工事の業務効率化と情報セキュリティの強化を図るために、グループウェアの導入を検討してみてください

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