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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特に石工・タイル工事業界では、プロジェクトごとに異なるスケジュール管理や、現場スタッフとの連絡が重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらは現場とオフィス間の円滑なコミュニケーションや情報共有を実現します。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備えています。これにより、石工・タイル工事においても、プロジェクト管理やチームの連携がさらに強化されます。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、石工・タイル工事のプロジェクト情報や進捗報告を全社で共有することが容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、現場と本社間のコミュニケーションが効率的に行えます。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、異なるツールを使い分ける必要がなくなります。石工・タイル工事の現場でも、複数のツールを使う煩わしさがなくなり、スムーズな情報共有が可能です。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなるため、管理が簡素化されます。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があります。石工・タイル工事のプロジェクト情報や見積もりデータなどを適切に管理し、不当な変更を防ぐことで、情報セキュリティを強化することができます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、石工タイル工事の現場でも印刷の手間やコストを削減できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには複数の機能が備わっているため、他の使用中のツールと機能が重複することがあります。石工・タイル工事においても、既存のプロジェクト管理ツールや連絡手段との機能の重複がないか確認し、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。石工・タイル工事では、特に施工管理システムや見積もりソフトウェアとの連携が重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。石工タイル工事のプロジェクトデータや顧客情報を適切に保護するためにも、データセンターの所在地やバックアップの状況などを確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。石工・タイル工事の現場では、特にプロジェクト管理とスケジュール調整が重要です。必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。石工・タイル工事では、サプライヤーや顧客との連絡が頻繁に行われるため、これらの関係者とも情報をスムーズに共有できる製品を選びましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 Web会議システム連携 グループウェアとWeb会議システムと連携することで、Web会議の通知がグループウェアに表示され、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。石工・タイル工事の現場では、リモートでの打ち合わせや進捗確認が頻繁に行われるため、連携が重要です。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、組織マスタとデータ連携をすることができます。石工・タイル工事の現場でも、会議の予定や進捗報告の通知がチャットで行えるため、連携が便利です。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。石工・タイル工事の現場では、簡単な問い合わせや定型的な報告を自動化することで、効率化が図れます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。石工・タイル工事のプロジェクト情報や現場データの管理には、会社、部署、役職、個人単位などで細かく権限を設定できる製品を選びましょう。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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