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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。 屋根工事業においても、現場作業とオフィス業務の連携が重要です。現場スタッフとオフィススタッフがリアルタイムで情報を共有し、スケジュールやタスクを管理するためにグループウェアは非常に有用です。例えば、現場での進捗状況を即座にオフィスに報告する機能や、材料の発注状況をリアルタイムで把握する機能は、屋根工事業において大変役立ちます。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に、屋根工事業では安全対策や施工手順などの重要な情報を迅速かつ確実に現場に伝えることが求められます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。屋根工事業においては、施工スケジュールや材料発注、顧客管理などの情報を一元管理することで、業務効率が大幅に向上します。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。特に屋根工事業では、顧客の個人情報や施工に関する機密情報を安全に管理することが求められます。製品によっては操作ログなども取得することができます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、屋根工事現場でもモバイルデバイスを用いて情報を確認できるようになります。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。屋根工事業で既に使っている施工管理ソフトや顧客管理システムと機能が重複しないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。例えば、施工管理ソフトや顧客管理システムとスムーズに連携できるグループウェアを選ぶことが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。屋根工事業に必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。例えば、現場施工の進捗管理や材料の在庫管理ができる機能が必要かもしれません。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。屋根工事業では、顧客やサプライヤーとのスムーズな情報共有が不可欠です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容を加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムを連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示され、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。屋根工事現場とオフィス間でのリモート会議が可能になります。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットを連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。現場スタッフへの迅速な通知や連絡が可能です。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。屋根工事現場での定型的な問い合わせにも自動応答させることができ、効率的です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。屋根工事業では、現場スタッフ、管理者、オフィススタッフなど、役割に応じて適切な権限を設定することが重要です。ツールによって細かさが異なるため、自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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