不動産取引業向けのグループウェア

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グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。不動産業では、特に物件情報管理や顧客対応の機能が重要です。これらの業務をカバーできるグループウェアを選びましょう。

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。不動産業では、オーナーや仲介業者との情報共有が求められるケースがあります。社外関係者との連携機能が充実したグループウェアを選ぶことが重要かもしれません。

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。

・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。不動産業においては、遠方の顧客や関係者との打ち合わせが頻繁に行われるため、web会議システムとの連携が重要です。

・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。不動産業では、迅速なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットとの連携が役立ちます。

・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。不動産業においては、顧客からの問い合わせ対応を効率化するために、チャットボットとの連携が有効です。

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。不動産業においては、顧客情報や契約書類の機密性を保つため、細かな権限管理が重要です。適切な権限管理が可能なグループウェアを選びましょう。