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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。板金・金物工事の現場では、プロジェクトが複数進行する中で、工事スケジュールや部材の手配状況、現場の進捗などをリアルタイムに共有することが求められます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特にリアルタイムでの情報共有が重要な板金・金物工事業界においては、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えた多機能なグループウェアが有用です。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、工事現場から本社への報告や部材の手配情報などを効率的に共有できます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。板金・金物工事では、多くの関係者が関わるため、情報の一元管理が重要です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々なツールを複数使い分ける必要がなくなります。特に工事現場では、現場監督や作業員が多忙な中で複数のツールを管理するのは困難です。1つの製品で多くの会社に必要なコミュニケーションツールを揃えられる点が大きなメリットです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができます。板金・金物工事では、設計図や工事計画などの機密情報を扱うことが多いため、これらの情報が必要な人だけにアクセスできるようにすることが重要です。製品によっては操作ログなども取得できるため、不正な変更が行われていないかを監視できます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できるだけでなく、現場での迅速な情報共有が可能となります。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。板金・金物工事業界では、既存の工事管理ソフトや資材管理システムとの機能重複に注意が必要です。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用している工事管理システムや資材管理ツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。板金金物工事業界では、工事計画や設計図などの重要なデータが含まれるため、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。板金・金物工事業界では、特にスケジュール管理やタスク管理、ファイル共有機能が重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。板金・金物工事では、協力会社やサプライヤーとの密な連携が求められるため、社外関係者と共有内容も製品ごとに異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示され、現場と本社間の会議がスムーズに行えます。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、組織マスタとデータ連携が可能になります。工事現場での迅速な情報共有や緊急連絡に有用です。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告の自動化が実現できます。特に、現場での簡単な問い合わせ対応などに役立ちます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。板金・金物工事業界では、設計図などの機密情報を扱うため、権限管理は非常に重要です。会社、部署、役職、個人単位などで細かく設定できる製品を選びましょう。また、データベースの階層やファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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