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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。 代理商・仲立業を探している方にとっても、グループウェアの選定は重要です。代理商・仲立業者は、製品の提供だけでなく、導入支援、カスタマイズ、トレーニング、アフターサポートなどを提供することが多いため、自社に最適なグループウェアを選ぶためには、信頼できる代理商・仲立業者を選定することが不可欠です。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。代理商・仲立業者が提供するサポートによって、これらの機能を最大限に活用し、効率的なコミュニケーションを実現できます。特に、代理商・仲立業者によるトレーニングや導入支援を受けることで、社員全員が短期間でツールを使いこなせるようになります。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。代理商・仲立業者が提供する一元的なサポートにより、導入初期の設定や既存ツールからのデータ移行もスムーズに進めることができます。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。代理商・仲立業者が提供するセキュリティ強化策や監査サポートを受けることで、情報セキュリティをさらに強化することができます。例えば、操作ログの取得やセキュリティ設定の最適化などのアドバイスを受けることが可能です。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。代理商仲立業者が提供するカスタマイズサービスにより、自社の業務フローに最適な形でファイル共有機能を設定することが可能です。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。代理商・仲立業者と相談し、既存ツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。代理商・仲立業者のサポートにより、システム連携の可否や具体的な連携方法についても詳細に確認することができます。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。代理商仲立業者が提供するセキュリティ評価やデータ取り扱いについてのアドバイスを受けることで、信頼性の高い製品を選定することができます。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。代理商・仲立業者と協力し、自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。代理商・仲立業者のサポートを受け、社外関係者と共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。代理商・仲立業者が提供する連携支援を活用することで、導入がよりスムーズに進みます。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。代理商・仲立業者が提供する連携サポートにより、各種通知の統合も簡単に行えます。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。代理商・仲立業者が提供するカスタマイズサービスを利用することで、効率的なシステム運用が可能です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。代理商・仲立業者のアドバイスを受け、自社の状況や利用者に応じて必要な権限管理の細かさを整理し、要件を満たした製品を選択しましょう

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