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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。家具・建具・畳小売業においても、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化に役立つため、特に店舗間や本部と店舗の間での情報共有に効果的です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらの機能を活用することで、従業員同士の連携が強化され、顧客対応の質も向上します。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備え、様々な業務ニーズに対応しています。

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導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、家具・建具・畳小売業においても全社的な広報事項や商品情報、プロモーション内容の共有が容易になります。例えば、新しく入荷した商品情報を全店舗に迅速に伝達することができます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々なツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。家具・建具・畳小売業では、商品管理、在庫管理、顧客情報管理など多くの業務ツールが必要ですが、グループウェアを導入することでこれらの業務を一元化できます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。家具・建具・畳小売業では、商品情報や顧客情報が重要な資産となるため、不当な変更や外部への漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。家具建具畳小売業では、カタログや注文書など多くの紙資料が使われますが、電子化することで業務の効率化とコスト削減が期待できます。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。家具・建具・畳小売業でも、既存の在庫管理システムや顧客管理システムとの機能が重複する可能性があります。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に家具・建具・畳小売業では、POSシステムや在庫管理システムとの連携が重要になります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。家具建具畳小売業では、顧客情報や取引情報が重要なデータとなるため、これらのデータの取り扱いには特に注意が必要です。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。家具・建具・畳小売業では、店舗間の情報共有や本部からの連絡、顧客対応の効率化などが求められます。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。家具・建具・畳小売業においても、取引先やサプライヤーとの情報共有が重要です。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 ・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。家具・建具・畳小売業においても、遠隔地の店舗やサプライヤーとの会議が効率化されます。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。家具・建具・畳小売業では、迅速な社内コミュニケーションが重要です。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。家具・建具・畳小売業でも、よくある質問に対する対応を効率化できます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。家具・建具・畳小売業では、店舗ごとの情報や顧客情報の管理が求められます。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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