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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。靴・履物小売業においては、店舗スタッフや本部との情報共有が鍵となりますので、グループウェアの導入により、迅速な情報伝達と円滑なコミュニケーションが実現します。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全店舗へのキャンペーン情報や商品情報の共有が容易になります。靴・履物小売業では、シーズンごとの新商品やセール情報など、タイムリーな情報共有が売上に直結するため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。靴・履物小売業では、在庫管理システムやPOSシステムと連携することが考えられますが、グループウェアにより業務ツールが一元化されることで、管理の手間が軽減されます。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。靴・履物小売業では、特定の店舗スタッフには閲覧のみ許可し、本部スタッフには編集権限を与えるなど、柔軟な権限設定が可能です。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。靴履物小売業では、商品カタログやマニュアルのデジタル化により、印刷コストの削減と最新情報の常時提供が実現します。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。靴・履物小売業では、既存の在庫管理システムや店舗管理システムと機能が重複しないように、選定時に注意が必要です。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。靴・履物小売業では、POSシステムや在庫管理システムとのスムーズな連携が求められます。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。靴履物小売業では、顧客情報や売上データの安全管理が重要です。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。靴・履物小売業では、店舗間の連絡、シフト管理、新商品情報の共有など、特定の業務ニーズを満たす機能を選定することが重要です。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。靴・履物小売業では、サプライヤーや物流業者との情報共有が必要になるため、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 ・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。靴・履物小売業では、全国の店舗スタッフとのミーティングに利用できます。 ・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。靴・履物小売業では、店舗スタッフ間の迅速な連絡手段として有効です。 ・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。靴・履物小売業では、よくある問い合わせ対応やFAQの自動応答が可能です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。靴・履物小売業では、店舗スタッフと本部スタッフ、役職ごとに異なる権限設定が必要となる場合があります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。 以上のポイントを考慮し、靴・履物小売業に最適なグループウェアを選びましょう

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