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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。乾物小売業においても、社内外のコミュニケーションや情報共有の効率化は重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えています。これにより、乾物小売業の店舗間や倉庫、取引先との連携もスムーズになります。

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導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、店舗間や本社と各店舗間での広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。乾物小売業では、特売情報や在庫状況、新商品の取り扱い開始など、迅速に共有すべき情報が多くあります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、乾物小売業においても複数の店舗や倉庫、取引先との連携を一元化することができます。様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。これにより、業務の効率化が図れます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。乾物小売業では、顧客情報や仕入れ先情報、売上データなど、機密性の高い情報が多く取り扱われます。製品によっては操作ログなども取得することができ、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。乾物小売業では、商品リストや在庫管理表など多くの書類が発生しますが、ペーパーレス化によりこれらの業務も効率化されます。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の既存システムと機能が重複することが頻発します。乾物小売業でも、既に使用している在庫管理システムや販売管理システムとの機能重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。乾物小売業では、POSシステムや在庫管理システムとの連携が特に重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。乾物小売業でも、顧客情報や仕入れ情報の保護が重要です。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。乾物小売業では、特に在庫管理や取引先との連携、店舗間の情報共有が重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。乾物小売業では、仕入れ先や物流業者とのスムーズな情報共有が求められます。社外関係者と共有内容を加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。乾物小売業でも、遠隔地の店舗や仕入れ先と会議を行う際に役立ちます。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。乾物小売業でも、迅速なコミュニケーションが求められる場面で役立ちます。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。乾物小売業でも、店舗スタッフからの問い合わせに迅速に対応するために役立ちます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。乾物小売業では、特に売上データや顧客情報の管理において、細かい権限設定が求められます。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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