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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特に婦人・子供服小売業においては、シーズンごとの商品展開や在庫管理、スタッフのシフト管理など、多岐にわたる業務が存在します。グループウェアの主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、店舗間や本社とのコミュニケーション不足解消や業務の効率化に役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備え、複合的に業務を支援します。

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導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

婦人・子供服小売業では、季節ごとの商品情報やプロモーション、在庫状況の共有が重要です。グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社または特定の店舗に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特定の店舗や部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、迅速で効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

婦人・子供服小売業では、店舗運営に関するさまざまなツールを使用することが多いですが、グループウェアを導入することで、これらのツールを1つにまとめることができます。これにより、店舗スタッフや本部スタッフが一元化されたプラットフォームでコミュニケーションを取ることができ、店舗運営の効率化が図れます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなるため、運営がスムーズになります。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があります。婦人・子供服小売業では、店舗ごとに異なる権限を設定することで、必要な情報のみを適切に共有することが可能です。また、操作ログの取得が可能な製品を選ぶことで、不正な変更が行われていないかを確認することができ、情報セキュリティを強化できます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、印刷の手間やコストを削減できるだけでなく、リアルタイムで最新の情報を共有することが可能となり、業務の効率化に繋がります。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

婦人・子供服小売業では、既に使用している販売管理システムや在庫管理システムとの機能が重複することが考えられます。グループウェアの導入にあたっては、既存のツールとの機能の重複を避けるために、使い分けを明確にしておくことが重要です。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合、自社で使用している販売管理システムや在庫管理システムとの連携に対応できるグループウェアを選定することが重要です。特に、小売業ではリアルタイムのデータ連携が求められるため、連携の可否を事前に確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティ対策を確認することが特に重要です。また、データセンターの所在地やバックアップ状況も併せて確認し、安全なデータ管理が行われているかを確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。婦人・子供服小売業では、特にシフト管理や在庫管理、プロモーション計画など、業務に必要な機能を事前に整理して選定に臨みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。婦人・子供服小売業では、取引先やサプライヤーとの情報共有が必要な場合があります。そのため、社外関係者と共有できるグループウェアを選ぶことが重要です。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 ・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されるほか、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。特に、全国に複数の店舗を展開している場合、web会議システムとの連携が重要です。 ・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、組織内の迅速なコミュニケーションが可能となります。会議の予定、プロモーションの承認依頼などの各種通知をチャットで行うことができ、業務の効率化が図れます。 ・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、問い合わせの自動化や報告の自動化が可能となります。特に、店舗スタッフからの問い合わせに対する対応を効率化することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。婦人・子供服小売業では、店舗や役職ごとに異なる権限を設定する必要があるため、会社、部署、役職、個人単位など、細かな権限管理が可能な製品を選ぶことが重要です。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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