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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。パルプ製造業においても、原材料の調達や製品の販売契約など、さまざまな契約が必要です。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。パルプ製造業では特に、供給チェーンの効率化や環境への配慮が求められるため、電子契約システムの導入は非常に有益です。

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導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

パルプ製造業においても、契約締結のリードタイムが無くなることは業務効率化に大きな影響を与えます。例えば、原材料の調達契約や製品の販売契約を迅速に締結できることで、製造プロセスの遅延を回避できます。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約の更新や解約手続きもスムーズに行えます。

費用削減

パルプ製造業では、特に大量の紙を扱うことから、電子契約による費用削減効果が顕著です。印紙税の削減はもちろん、郵送代、紙代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが削減されます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。

コンプライアンス強化

パルプ製造業においても、電子契約システムの導入により業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。

テレワーク推進

パルプ製造業でも、テレワークの普及によって電子契約システムの利点が際立ちます。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

パルプ製造業においても、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。これらの制約を事前に確認し、電子化が可能な書類とそうでない書類を明確にしておく必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

契約の相手方が電子契約システムを導入していない場合、導入ハードルを考慮する必要があります。相手方に対してシステムの利便性や導入手順を丁寧に説明し、理解を促すことが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

パルプ製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断することが重要です。

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システム連携から選ぶ

パルプ製造業では、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などのシステムと連携することで、業務効率をさらに高めることができます。

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