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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。\r \r 特に電子・通信機器用部品製造業においては、受発注業務やサプライチェーン管理が頻繁に行われるため、電子契約システムの導入が大きな効果を発揮します。多くのサプライヤーや顧客との契約を迅速に処理し、トレーサビリティを確保するためのツールとして、電子契約システムは極めて有用です。\r \r

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

\r 電子・通信機器用部品製造業では、多数の部品や材料の受発注が日常的に行われます。これに伴い、契約締結のリードタイムが極めて重要です。電子契約システムを導入することで、契約締結が数分で完了し、業務効率を大幅に向上させることができます。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が簡便に行えます。これにより、在庫管理や生産計画の精度も向上します。\r \r

費用削減

\r 電子契約による費用削減は、印紙税の削減、郵送代や紙代の削減が具体例として挙げられますが、電子・通信機器用部品製造業においては特に保管にかかるコストが大幅に削減されます。大量の契約書や受発注書を紙で管理する必要がなくなるため、倉庫スペースの節約や管理の手間も減少します。\r \r

コンプライアンス強化

\r 電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されるため、コンプライアンスの強化が図れます。特に電子・通信機器用部品製造業では、サプライチェーン全体での透明性が求められることが多く、電子契約システムを利用することでトレーサビリティを確保しやすくなります。\r \r

テレワーク推進

\r 電子通信機器用部品製造業においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約締結のために出社する必要がなくなり、リモートワーク環境でも円滑に業務を進めることが可能です。\r \r

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

\r 電子・通信機器用部品製造業においても、一部の書類は電子化に制約があります。例えば、特定の法規制に基づく書類や、契約相手方の同意が必要な書類などです。これらの制約を理解し、適切に対応することが重要です。\r \r

契約の相手方の導入ハードル

\r 電子契約の導入は、契約の相手方の同意が前提となります。電子・通信機器用部品製造業では、多くのサプライヤーや顧客との契約が発生するため、相手方の導入ハードルを低くする工夫が求められます。説明会の開催や資料の提供など、導入支援が重要です。\r \r

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

\r 電子契約システムを選ぶ際には、立会人型署名と当事者型署名の違いを理解し、契約内容に応じて選択することが重要です。電子・通信機器用部品製造業では、取引先との契約内容に応じて、適切な署名方式を選ぶことが求められます。\r \r

2

システム連携から選ぶ

\r 電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。\r \r CRM、SFA、営業管理ソフト\r \r 電子・通信機器用部品製造業では、営業活動から受注、納品、支払いまでの一連の業務が重要です。CRMなどのシステムと連携することで、契約業務が効率化され、顧客対応の精度も向上します。\r \r ワークフローシステム\r \r 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。これにより、社内の意思決定プロセスが迅速化され、コンプライアンスが守られます。\r \r 電子決済\r \r 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。\r \r

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