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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特にセメント製品を取り扱う企業においては、受発注や納品、品質保証書の管理など、多くの書類を取り扱う必要があります。電子契約システムを導入することで、これらの業務を効率化し、ペーパーレス化を実現できます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残し、契約内容の改ざんを防ぐことができます。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。セメント業界では、品質保証書や納品書などの重要な書類も多く、これらを電子化することで、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

セメント製品の取引においても、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後の印刷、製本、押印、郵送といったプロセスが電子契約システムで省略されます。これにより、契約締結が数分で済み、迅速な取引が可能になります。また、電子契約システム上で契約ファイルが自動的に保管され、検索や契約期限管理も容易になります。セメント製品の品質保証書や納品書の管理も効率化され、倉庫を借りる必要がなくなります。

費用削減

電子契約による費用削減は、セメント製品の取引でも有効です。まず、印紙税の削減が挙げられます。次に、郵送代や保管にまつわる費用の削減も大きなメリットです。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が削減されます。さらに、業務効率化による人件費の抑制も期待できます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、セメント製品の取引における業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。セメント製品の品質保証書や納品書の管理にも有効です。

テレワーク推進

セメント業界においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、リモートでの業務が可能になります。これにより、業務の効率化と柔軟な働き方が実現できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

セメント製品の取引においても、電子化に制約がある書類があります。例えば、不動産や訪問販売、電話勧誘販売などに関わる書類は紙にすることが定められています。また、下請会社や従業員、派遣労働者に関する書類も電子化には相手方の同意が必要です。これらの制約を理解し、対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

セメント製品の取引先に対しても、電子契約システムの導入ハードルを考慮する必要があります。相手方が電子証明書を取得する必要があるため、費用や手間がかかる場合があります。そのため、相手方に対して電子契約の概念や導入手順を丁寧に説明し、理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

セメント製品の取引内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選ぶことが重要です。立会人型署名は電子契約システムの提供者が署名し、当事者型署名は契約当事者が署名します。

2

システム連携から選ぶ

セメント製品の取引においても、電子契約システムとCRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済との連携が有効です。これにより、契約前後の業務が効率化され、未回収リスクの低減に繋がります。

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